Privacystatement

 

Algemeen

In dit privacystatement wordt beschreven welke persoonsgegevens van de leden binnen Jeugdschaakclub Op Eigen Wieken (hierna: 'OEW') worden vastgelegd, waarvoor ze gebruikt worden, hoe lang ze bewaard worden, hoe ze beveiligd worden en aan wie ze verstrekt worden. In het bijzonder wordt aandacht besteed aan het clubblad en de website.

​

Hoewel OEW een activiteit is van Incluzio Leiden, is het privacystatement van Incluzio Leiden niet op de club van toepassing.

​

Primaire activiteiten van OEW voor de leden zijn:

• Geven van schaaklessen en –trainingen;

• Organiseren van een interne competitie;

• Gelegenheid geven tot het afleggen van de stapexamens van de KNSB;

• Organiseren van toernooien (zowel open als gesloten voor niet-leden);

• Deelname aan externe competities in teamverband (waaronder de Leidse Schaakbond, KNSB en de Groene Hart Cup).

​

Tevens:

• Stimuleren en organiseren deelname aan externe toernooien en kampioenschappen;

• Verkoop van artikelen zoals lesboekjes en clubshirts aan de leden;

• Enkele malen per jaar het uitbrengen van het clubblad op papier (de Wiekslag);

• Organiseren van gezelligheidsactiviteiten (zoals de slotavond/lustrumfeesten).

​​

Gebruik makend van:

• De website www.opeigenwieken.nl, een Facebook-pagina en een Twitter-account;

• Een aantal e-mailaccounts op hotmail.com of opeigenwieken.nl voor het versturen van ‘servicemails’, persoonlijke correspondentie en uitnodigingen voor en aankondigingen van activiteiten. 

​

De contactfunctionaris voor privacy is voor al uw opmerkingen, vragen en speciale wensen bereikbaar via het contactformulier op de website.

​

Persoonsgegegevens

• Een gestructureerde vastlegging van persoonsgegevens vindt plaats door de volgende functionarissen: de ledenadministrateur, de penningmeester, de webmaster en de beheerders van de e-mailaccounts, en wel op de volgende wijze:

  • De ledenadministrateur registreert de volgende gegevens van de leden:

  • Naam, woonadres, geslacht, geboortedatum, emailadres(sen), telefoonnummer(s) volgens opgave van de leden;

  • Het lidmaatschapsnummer en het soort lidmaatschap van de KNSB;

  • Indeling in les- en speelgroep;

  • Behaalde stapdiploma’s;

  • Verstrekte of ingetrokken toestemmingen voor verstrekken of publiceren van persoonsgegevens;

  • Begin- en einddatum van het lidmaatschap.

• De penningmeester registreert betaalverzoeken en –herinneringen, alsmede de betalingen en restituties daarop en eventuele declaraties van jeugdleiders, leden of hun ouders.

• De webmaster coördineert en archiveert de publicaties op de website omtrent uitslagen, verslagen en foto’s.

• De beheerders van de e-mailaccounts houden het daarbij behorende adresboek bij, alsmede de opgeslagen (ontvangen en verstuurde) mails.

Veel van de eerder genoemde activiteiten van OEW worden uitgevoerd door andere vrijwilligers dan genoemde functionarissen. Deze vrijwilligers houden de gegevens voor die activiteiten zelf bij. Dit zijn ongestructureerde vastleggingen. Dit zijn bijvoorbeeld (niet uitputtend):

• Indelingen, uitslagen en standen van de interne competities en toernooien;

• Indelingen en resultaten van de lesgroepen, examens en trainingen;

• Deelname aan externe toernooien en competities en uitslagen daarvan;

• Verstrekking van lesboekjes;

• Bestellingen en betalingen van clubshirts;

• Correspondentie op papier of via e-mail.

​

​Beveiliging

• Alle genoemde registraties (zowel gestructureerd als ongestructureerd) - met uitzondering van die van de bovengenoemde e-mailaccounts - worden vastgelegd op papier of op de privé computers en e-mail- of cloudaccounts van de functionarissen en vrijwilligers. De richtlijn is om hier even zorgvuldig mee om te gaan en ze even goed te beveiligen (wachtwoorden en encryptie) als ze met hun eigen privégegevens doen (dit geldt ook voor backups).

• De e-mailaccounts en de website van OEW zijn beveiligd met wachtwoorden; alleen de vrijwilligers die ze nodig hebben kennen deze.

​​

Bewaartermijn

• De volledige gestructureerde administraties van de ledenadministrateur en penningmeester worden enkele jaren (maximaal 7 jaar, een eis van de gemeente Leiden in het kader van de subsidieverstrekking) bewaard; gegevens van leden die opzeggen worden er niet uit verwijderd. 

• De bovengenoemde e-mailaccounts, zowel de adresboeken als de mails, worden door de beheerders geschoond. Voor zover praktisch mogelijk worden gegevens die niet meer nodig zijn regelmatig verwijderd, zeker van leden die hebben opgezegd.

• Voor de ongestructureerde gegevens die door de vrijwilligers worden bijgehouden is de richtlijn om die te verwijderen als ze niet meer relevant zijn.

 

Gegevensverstrekking aan derden

• Aan de gemeente Leiden wordt jaarlijks opgave gedaan van de in Leiden wonende jeugdleden met naam, adres, geslacht en geboortedatum, in het kader van een subsidieregeling. Het is niet aannemelijk dat de gemeente deze gegevens voor andere doeleinden gebruikt.

• Leden van OEW zijn verplicht lid van de Leidse schaakbond (LeiSB) en de Koninklijke Nederlandse Schaakbond (KNSB). Aan de ledenadministratie van de KNSB worden van elk lid de volgende gegevens verstrekt: naam en adres, geboortedatum, geslacht, eventueel e-mailadres en telefoonnummer, alsmede het al dan niet verlenen van enkele toestemmingen in het kader van de AVG. De LeiSB en KNSB publiceren op hun website de rating van de leden en uitslagen van toernooien/competities.

• Uitslagen van de interne competitie worden niet aan de LeiSB/KNSB doorgegeven voor de verwerking in de jeugdrating.

• Bij opgave voor een competitie, toernooi of kampioenschap via de club kunnen naam, geslacht, geboortedatum of -jaar en rating aan de organiserende vereniging worden doorgegeven. Uitslagen en standen worden veelal door de organisator gepubliceerd.

• Ten behoeve van de organisatie en coördinatie van toernooideelname kunnen mailadressen van leden onderling zichtbaar zijn. Dit ter bevordering van de onderlinge communicatie tussen ouders van de leden.

• Voor andere verstrekkingen uit de gestructureerde gegevens moeten de leden expliciet van te voren toestemming geven. Commerciële verstrekking worden in geen geval gedaan. Richtlijn voor de vrijwilligers is om hun ongestructureerde gegevens aan niemand buiten OEW te verstrekken. 

​

Toernooien en competities

• De organisator van een toernooi (zoals een schaakvereniging, regionale bond, KNSB of de Stichting Caïssa) publiceert veelal uitslagen, standen en verslagen op zijn site, ook met foto’s.

• In het bijzonder de uitslagen en standen van de Grand Prix op de site van de jeugdcommissie van de Leidse schaakbond, en de competitie op de site van de Leidse Schaakbond. Heeft u daar bezwaar tegen, dan moet u dat met de organisator opnemen.

• Uw keuze voor toestemming van publicatie van foto’s op de website van OEW en sociale media van OEW heeft geen gevolgen voor deze publicaties, net zo min als de keuze van leden van andere verenigingen gevolgen heeft voor publicatie van foto’s waar zij op staan op de OEW-website en sociale media van OEW.

• Ten behoeve van de organisatie en coördinatie van toernooien, worden ook gegevens over deelnemers van andere schaakverenigingen opgeslagen.

 

Wiekslag

• Ons clubblad, de Wiekslag, wordt enkele malen per jaar op papier of via pdf onder onze leden, jeugdleiders en aan het buurthuis verstrekt. Eenmaal per jaar bevat dit een ledenlijst met naam, adres, telefoonnummer en geslacht van de jeugdleden. Dit dient ertoe om het contact tussen de ouders, bijvoorbeeld over het vervoer van en naar toernooien, mogelijk te maken.

• In de groepsverslagen worden uitslagen en standen gepubliceerd en wordt over iedereen wat positiefs verteld. Verslagen van competities, toernooien en dergelijke bevatten meestal ook gegevens over de deelnemende leden.

• In het laatste nummer van het jaar worden de geslaagden voor de stappenexamens genoemd, met hun cijfer; wie gezakt is, wordt niet genoemd.

• Toestemming voor publicatie in de ledenlijst kunt u geven (of weigeren) via het aanmeldings – en toestemmingsformulier. Speciale wensen over deze vorm van publicatie kunt u kenbaar maken via het contactformulier op de site. 

​

Internet

• De website www.opeigenwieken.nl maakt gebruik van functionele cookies om te functioneren.

• De hoster van de website kan uw IP-adres vastleggen, bijvoorbeeld in logfiles. OEW maakt daarvan echter geen gebruik.

• Op de website kunnen voornamen van de leden gepubliceerd worden bij de uitslagen, standen en verslagen van de interne en externe competitie en toernooien waaraan ze deelnemen. Ook kunnen er foto’s gepubliceerd worden waarop leden, al dan niet met vermelding van hun voornaam, zichtbaar zijn. Dit geldt ook voor de Facebook-pagina en tweets op Twitter.

• Het site-archief van 2004 t/m juni 2018, en oude posts op Facebook en Twitter worden in principe niet aangepast aan bovenstaande regels.

• Toestemming voor publicatie van foto’s op site en sociale media kunt u geven (en weigeren) via het aanmeldings- en toestemmingsformulier. Speciale wensen over deze vorm van publicatie kunt u kenbaar maken via het contactformulier op de site.